Quels sont les outils de la GED ?

La gestion électronique des documents est un processus informatisé. Ce dernier réalise des actions sur les informations et les documents électroniques que possède l'organisme. Ces actions commencent par une définition ensuite vient de la conception, qui est suivie de la production et de l'organisation, pour arriver enfin à la diffusion et à la gestion. Le terme GED, qui est l'acronyme de gestion électronique de documents, on peut désigner également un ensemble de logiciels, qui ont pour but toujours de gérer des documents. Alors, quels sont les meilleurs logiciels GED, et quel est l'avantage de l'utilisation de ces logiciels.

La GED permet un gain en qualité, mais pas que ! Elle peut permettre aussi un gain en coût, car elle dispose d'un ensemble de fonctions, et d'un moteur de recherche puissant, qui va lui permettre de retrouver facilement les contenus déjà gérés, et de faire des recherches structurées dans tout ce qui est documentation électronique de l'organisation.

 En ce qui concerne les étapes majeures de la gestion électronique des documents, ils sont donnés comme suit :

Pour ce qui est avantage, l'utilisation de la GED, permet à l'organisation d'avoir un gain de temps et d'argent énorme, car les collaborateurs n'auront plus à perdre le temps à chercher les documents. Ils auront un accès immédiat à l'information qu'il cherche, et ceci peut se faire à tout moment. En ce qui concerne la réduction de coûts. En effet, le fait de dématérialiser les documents, va faire disparaître tout ce qui est coût d'impression, de papier, et d'encre.

En ce qui concerne les outils de la GED, c'est tout simplement les logiciels utilisés pour mettre en action la GED. Dans cet article, nous allons vous présenter 3 logiciels GED différents. On commence d'abord par le logiciel Oodrive. Il a été créé en 2000, et il peut être utilisé par tout type d'entreprises. Il propose un partage, une synchronisation des documents, une sauvegarde des fichiers et une signature numérique. En ce qui concerne son tarif, c'est 9 € par utilisateur chaque mois. Par contre, il faut savoir que les tarifs peuvent être variables et ceci en fonction de la solution que le logiciel vous propose.

Le deuxième logiciel est Qualios. C'est un logiciel crée la première, fois en 2004, et il est divisé en deux solutions. La première, c'est Qualios Doc. Elle permet de créer et de gérer des documents. Elle vous donne la possibilité aussi de les archiver et de les sécuriser. Tandis que, la deuxième solution est Qualios manager qui permet la génération de tout ce qui est tableaux de bord et formulaires. Le 3e logiciel est appic document. Il a été fondé en 1987. De ce fait, aujourd'hui il est considéré comme le leader, de l'édition de logiciel GED. Il permet à l'utilisateur de créer, et de sauvegarder les documents en très grande quantité. En ce qui concerne ses tarifs, ils sont à la demande.